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政策及程序

在本节中

目的

特殊事件办公室(特别活动办公室, OSE)是一个客户服务部门 为UHCL社区提供卓越、质量和协议的集中标准. 我们的 客户包括内部和外部合作伙伴，如总统办公室， 教务长、副校长、校友关系办公室、学院、发展官员、 中心、研究所和社区合作伙伴.

特别活动办公室 

特别活动办公室位于大学办公室河口楼 进阶，2楼2508室.

我们做什么

特别活动办公室努力制作高质量的活动，影响 并将推进该机构的使命 通过拥有一个可以在内部设计、咨询、管理和执行活动的中心办公室 你的预算参数. 我们会跟进可追踪的活动报告 举例说明成功案例，并找出需要改进的地方. 这些服务将列入预算 目的是让你的活动按期进行. 请记住，任何最后时刻的变化 会产生额外费用吗.

我们致力于:

  • 帮助为大学和社区成员举办高知名度、高影响力的活动
  • 为校长、行政部门、学院、 和中心
  • 作为一个资源，关于大学的协议和所有相关的事情 特别活动 

事件和服务的类型

内部事件

内部活动是由特别办公室组织的活动或会议 代表其他大学办公室、学院、部门或研究所举办的活动 大学使命的利益和支持.

外部事件

外部事件是由特别办公室组织的事件或会议 代表任何想要利用空间的社区合作伙伴或公司的活动 参加公司会议、员工聚会或其他活动. 外部客户端 会通过这个向特别事务办公室寻求支持吗 form 帮助他们的活动.

所需费用:

  • 所有OSE支持的活动需要每天200美元的固定费用. 
  • 根据入住人数的不同，将收取相应的停车费 出席.
  • 亚麻布可要求与费用相关.
  • 需要的辅助设施可能需要额外收费. 

所需的文档:

特殊事件办公室要求的事件服务类型

  • 空间预约/事件图建立
  • 活动后勤支援
  • 根据大学政策和程序的一般安全预防措施
  • 通讯/媒体援助
  • 招牌的支持
  • 警方报道
  • 迎宾/志愿者支持
  • 餐饮咨询
  • 彩排调度
  • 会议调度将事件从开始移动到结束
  • 回顾事件并讨论改进的领域

正式请求活动协助

请求特别活动办公室提供活动协助

请提交 网上特别活动表格 在活动开始前的四到六周. 30分钟的初次会议 提交事件表格后要求对事件结果进行全球概述.

提前安排请求事件协助的时间

特别活动办公室希望从日期起提前四至六个星期 服务事件的. 如果有急事，不到四周的时间来 准备好，可能会有额外的费用，或者我们的团队可能无法提供 服务. 所有匆忙和批准都需要签名以达成协议. 

校园举办活动的空间

  • 河口剧院(可能有相关费用)
  • 河口，中庭1
  • 河口，中庭
  • 河口，花园房
  • 河口，森林房间
  • SSCB演讲厅
  • STEM演讲厅
  • 校园娱乐中心(可能有相关费用)
  • 校园娱乐中心(户外)(可能有相关费用)
  • 教室
  • 河口天井(户外)
  • 校友广场(户外)
  • 波特塘(户外)
  • 位于Pearland的UHCL会议室
  • 位于Pearland的UHCL -演讲厅

活动成本

特别活动办公室可以帮你安排活动预算 支持您举办活动的所有需求和费用，包括场地租金，餐饮， 印刷，停车，摄影，视频，装饰和更多. 需要外部客户 每天支付200美元的固定费用，不包括停车费或辅助设施费. 内部客户将被要求提供请求部门的成本中心 在活动开始之前. 

其他校园活动资源

调度办公室

欢迎您通过网站自行预订座位 调度办公室 如果您是内部客户或特别活动办公室可以处理预订 将设施请求作为您的活动的服务. 如果您有兴趣使用我们的 服务，请填写我们的 网上特别活动表格.

校园餐饮

欧洲杯竞猜网站克利尔湖分校签订了一项协议，授予该大学专有权 去查特韦尔经营他们的校园餐饮服务. 采购办公室 & 应付款项 作为查特维尔和UHCL之间的联络人. 特别事务办公室可以 为您的活动提供UHCL的餐饮服务.

营销办公室

特别活动办公室可以在营销、摄影和/或数码方面协助您 支持.

校园警察

大学警察可以帮助保障大多数活动的安全. 欲知更多有关 警务处，请浏览 大学警察网站 或者特殊事件办公室可以为您的活动提供安全服务.

停车 

停车规则和条例可以在这里找到 或特别活动办公室可以提供停车协调服务 你的活动.

河口剧院 

请询问预订剧院的信息 参观河口剧院区 或联系戏剧总监埃里克·德斯帕德 & 文化艺术，电邮地址 despard@mmtliban.com. 特别活动办公室可以咨询预订剧院，为您提供服务 事件. 预订此场地将收取额外费用. 

无障碍支持中心/ADA合规性 

有关提供可访问性支持或确保您的事件是ADA的信息 兼容的, 访问无障碍支持中心 或者特殊活动办公室可以为你安排这些住宿.

资讯科技署

对于技术和设备事件支持， 访问OIT 或者特殊活动办公室可以为您的活动提供这种支持.

事件支持联系方式

联系

相关链接